Comment configurer et utiliser les bons cadeaux sur Book'Adventure ?

Les bons cadeaux de Book’Adventure permettent de vendre un montant à l’avance, de l’envoyer automatiquement par e-mail, puis de le consommer plus tard sur une réservation. Cette fonctionnalité couvre à la fois la vente en ligne, la création manuelle depuis le back-office, l’application sur une facture et le suivi comptable.

L’objectif de ce guide est de vous aider à mettre en place un fonctionnement simple et clair pour votre activité, depuis les réglages initiaux jusqu’à l’export comptable.

Où régler les bons cadeaux ?

La configuration se fait dans Réglages > Bon cadeau.

Sur cette page, vous retrouvez les principaux paramètres de la fonctionnalité :

• l’activation des bons cadeaux
• l’autorisation ou non des montants libres
• la gestion de l’expiration
• la durée de validité en mois
• les montants prédéfinis visibles pendant l’achat en ligne

Concrètement, vous pouvez décider de proposer uniquement quelques montants suggérés, ou de laisser en plus le client saisir le montant de son choix.

Ce qu’il faut activer pour vendre des bons cadeaux en ligne

Pour que l’achat de bon cadeau soit disponible sur l’interface de réservation en ligne, il ne suffit pas d’activer l’option.

En pratique, il faut réunir les conditions suivantes :

• les bons cadeaux sont activés dans Réglages > Bon cadeau
• votre compte Stripe est connecté
• vous avez configuré au moins un montant prédéfini, ou bien activé les montants libres

Si l’un de ces éléments manque, le bloc d’achat de bon cadeau n’apparaîtra pas sur la réservation en ligne et la création manuelle restera également désactivée depuis l’interface.

Comment fonctionne l’expiration

Vous pouvez choisir d’activer ou non une date d’expiration.

• si l’expiration est désactivée, le bon cadeau n’a pas de date limite
• si elle est activée, vous définissez une durée de validité en mois

Book’Adventure impose une durée minimale de 6 mois. Cette date est ensuite affichée au client pendant l’achat, puis reprise dans l’e-mail du bon cadeau.

Si un bon cadeau a une date d’expiration, vous pourrez aussi prolonger sa validité plus tard depuis sa fiche dans le back-office.

Comment configurer les montants proposés

Dans la section Montants prédéfinis, vous pouvez ajouter autant de montants que nécessaire.

Chaque montant peut contenir :

• un montant en euros
• une description en français
• une description en anglais

Ces montants servent à guider le client pendant l’achat en ligne. C’est utile si vous souhaitez pousser quelques paniers types, par exemple 30 €, 50 € ou 100 €, avec une courte explication.

Si vous activez en plus Autoriser les montants libres, le client pourra aussi saisir un montant personnalisé, à condition qu’il soit supérieur à 0.

Où le client peut acheter un bon cadeau en ligne

Quand la fonctionnalité est correctement configurée, un bloc Bon cadeau apparaît sur la page de réservation en ligne, au niveau de l’entrée principale du parcours.

Depuis ce bloc, le client peut ouvrir un parcours dédié d’achat de bon cadeau, séparé du parcours de réservation d’une activité.

Cela permet de vendre un bon cadeau même si le client ne choisit pas encore une date ou une prestation précise.

Le parcours d’achat du bon cadeau

L’achat en ligne suit une logique simple.

1. Le client renseigne ses informations

Le formulaire demande :

• le prénom
• le nom
• l’e-mail
• le téléphone

Ces informations servent à créer le client lié au bon cadeau et à lui envoyer le code par e-mail après paiement.

2. Le client choisit le montant

Selon votre configuration, il peut :

• sélectionner un montant prédéfini
• saisir un montant libre

Si les montants libres ne sont pas autorisés, seuls les montants configurés dans Réglages > Bon cadeau peuvent être achetés.

3. Le client valide les conditions nécessaires

Deux validations peuvent apparaître avant le paiement :

• l’acceptation des CGV, si vous avez renseigné un lien vers vos conditions générales dans les informations légales de l’entreprise
• l’acceptation de la date d’expiration, si vous avez activé une durée de validité

Le client doit cocher ces éléments pour pouvoir continuer.

4. Le paiement se fait en ligne

Le bon cadeau est payé en ligne via Stripe.

Après validation du paiement, Book’Adventure confirme la transaction, génère le bon cadeau, puis affiche une page de confirmation avec le code du bon cadeau.

5. Le bon cadeau est envoyé par e-mail

Une fois le paiement confirmé :

• le code du bon cadeau est affiché à l’écran
• un e-mail est envoyé au client
• l’e-mail reprend le montant, le code, la date d’expiration si elle existe, et les informations de votre structure

Cela permet au client de conserver le code ou de le transmettre directement à la personne qui utilisera le bon cadeau.

Où retrouver les bons cadeaux non utilisés dans le back-office

Les bons cadeaux disponibles sont visibles depuis la page d’accueil /, dans le panneau de droite, via le filtre Bons cadeaux.

Cette vue liste les bons cadeaux encore utilisables, avec notamment :

• le client associé
• le code du bon cadeau
• le montant déjà utilisé et le montant total
• la date d’expiration si elle existe

Autrement dit, cette liste sert de vue de suivi opérationnelle pour les bons encore en circulation.

Comment créer un bon cadeau manuellement

Depuis cette même liste, vous pouvez cliquer sur Créer un bon cadeau.

La création manuelle permet :

• de rattacher le bon à un client existant
• ou de saisir directement un nouveau client
• de définir le montant
• de préciser le mode de paiement

Le mode de paiement peut correspondre à un encaissement en espèces, virement, chèque, ANCV, carte, paiement en ligne ou autre selon votre besoin.

Comme pour un achat en ligne, Book’Adventure génère alors un code de bon cadeau et peut l’envoyer par e-mail si une adresse e-mail est renseignée sur le client.

Comment utiliser un bon cadeau pendant une réservation en ligne

Lorsqu’un client réserve une activité en ligne, il peut appliquer un bon cadeau au moment du paiement.

Dans l’étape de paiement de la réservation :

• le client saisit le code du bon cadeau
• il clique sur Appliquer
• Book’Adventure vérifie que le bon est valide et calcule le montant utilisable

Le bon cadeau vient alors en déduction du montant de la réservation.

Le comportement dépend du reste à payer :

• si le bon couvre une partie du montant, le solde restant est payé selon le mode choisi
• s’il couvre tout, le montant dû immédiatement peut descendre à 0 €
• s’il s’agit d’une réservation avec acompte, le bon cadeau peut aussi réduire l’acompte demandé

Le client peut également retirer le bon cadeau avant de confirmer sa réservation.

Comment appliquer un bon cadeau manuellement depuis une réservation

Vous pouvez aussi utiliser un bon cadeau depuis le détail d’une réservation, dans la section Encaissements.

Depuis cette fiche :

• cliquez sur Appliquer un bon cadeau
• sélectionnez un bon cadeau disponible
• Book’Adventure calcule automatiquement le montant à appliquer

Le montant appliqué correspond au plus petit montant entre :

• le solde restant sur le bon cadeau
• le reste à payer sur la facture de la réservation

Le bon cadeau est alors ajouté comme un encaissement sur la facture, au même titre qu’un autre règlement. C’est la bonne méthode lorsque vous recevez le code par téléphone, par e-mail, ou quand vous gérez la réservation manuellement depuis l’équipe.

Comment comprendre l’encours des bons cadeaux

Dans Réglages > Comptabilité, la section Bon cadeau affiche un indicateur d’encours.

Cet encours correspond au total des montants encore disponibles sur les bons cadeaux non totalement consommés.

En clair :

• un bon cadeau entièrement utilisé ne compte plus dans l’encours
• un bon cadeau partiellement utilisé compte uniquement pour son solde restant
• le nombre affiché correspond au nombre de bons cadeaux ayant encore un montant disponible

Cet indicateur est utile pour suivre ce que vous avez déjà encaissé mais pas encore entièrement consommé en prestations.

Comment exporter la liste des bons cadeaux

Toujours dans Réglages > Comptabilité, vous pouvez définir une période avec les champs Du et Au, puis cliquer sur Exporter en CSV.

L’export contient les informations principales pour chaque bon cadeau créé sur la période sélectionnée :

• nom du client
• téléphone
• e-mail
• date de création
• date d’expiration
• statut
• montant utilisé
• montant total
• mode de paiement
• factures liées

Les statuts permettent de distinguer les bons :

• Actif
• Consommé
• Périmé

L’export est utile pour le suivi comptable, le rapprochement de vos encaissements et le contrôle des bons cadeaux encore en circulation.

Mettre en place un fonctionnement simple

Pour un usage fluide, la configuration la plus simple consiste souvent à :

• activer les bons cadeaux
• connecter Stripe
• proposer quelques montants prédéfinis
• activer une expiration si vous souhaitez cadrer leur utilisation
• vérifier régulièrement la liste des bons cadeaux et l’encours comptable

Vous obtenez ainsi un système complet : vente en ligne, création manuelle, application sur les réservations et suivi comptable au même endroit.